毎月同じ作業を繰り返していた

毎月月初になると、同じ作業が始まります。前月の広告成果、検索順位、問い合わせ件数を一つひとつのツールから集め、表計算ソフトに貼り付け、グラフにして、資料にまとめる。私たちFluxxも、複数の拠点を持つサービス業のクライアントを担当するなかで、この作業に毎月それなりの時間を費やしていました。

仮に資料作成に月5時間かかっているとします。担当者の時給を2,000円とすると、年間で12万円分の人件費がかかっている計算です。ただ、本当のコストは金額だけではありません。資料ができあがるまでの数日間、支援先の経営者は先月の数字を知らないまま意思決定を続けることになります。

数字を「作る」から「映す」に変えた

資料作りを速くする工夫も考えましたが、それでは毎月の繰り返しは残ります。数字が自動で集まる仕組みを先に作ってしまうほうが根本的だと考え、広告の実績や検索順位、競合の掲載数、アンケート結果などを自動で集めて、常時見られる画面に置き換えました。この画面は「ダッシュボード」と呼ばれるもので、複数の数字を1つの画面にまとめて、いつでも見られるようにしたものです。

資料を作る作業自体がなくなれば、月5時間分の人件費はそのまま浮きます。それ以上に大きかった変化は時間の使い方でした。経営者が知りたいと思ったその日に、最新の数字を見られるようになりました。月初の資料を待つ必要はもうありません。

公開してからが本番だった

公開してすぐ、実際の申込記録と画面の数字を突き合わせて、正しく数えられているかを確かめました。すると、合いません。広告経由の問い合わせには資料請求・見学予約・電話の3つの入り口があるのに、集計は資料請求しか数えていなかったのです。3つのうち2つ、見学予約と電話の成果が、まるごと数字から抜けていました。成果が実際より小さく見えていたことになります。

クリニックなら初診予約、不動産なら内見の申込のように、問い合わせの入り口はどの業種でも1つではありません。原因は手抜きではなく、集計の決めごとが曖昧なまま、ツールごとの数字をつなぎ合わせていたことにありました。ほかにも二重に数えていた箇所や、表記のゆれ、集計期間のずれが見つかり、第三者の目で数字全体を点検する監査も行いながら、一つずつ直していきました。公開して終わりではなく、公開してからが本当のスタートでした。

数字に「いつの情報か」を添えた

数字を直しながら、もう一つ気づいたことがあります。どれだけ正確な数字でも、それがいつ時点の情報かわからなければ、見ている経営者は信じきれないということです。

そこで各数字に、どのくらいの頻度で更新されるか、最終更新日はいつかを小さく添えるようにしました。数字の鮮度が見えて初めて、経営者はその数字を判断の拠り所にできます。地味な一手間ですが、効果は大きいものでした。

会議が変わった

ここまでの積み重ねで、定例ミーティングの中身が変わりました。以前は先月の数字を読み上げるだけで時間の多くが過ぎていましたが、今は「来月はどこに広告費を寄せるか」といった打ち手の議論に使われています。会議で交わされる言葉が、「先月はどうだったか」から「来月どうするか」に変わりました。

• 先月の実績を待たずに、今日の数字を見られる
• 担当者に聞かなくても、経営者自身が確認できる

この2つが揃うと、判断のスピードそのものが上がります。実際に今では、月次報告の場を待たずに、手元のスマホで最新の数字を確認いただけるようになっています。

まとめ

報告資料を早く作る方法を探しても、根本的な解決にはなりません。数字の作り方そのものを見直したことで、経営判断のスピードが実際に変わりました。計上漏れの発見と修正まで含めて、ようやく信じて使える数字になりました。冒頭に書いた「先月の数字を知らないまま意思決定を続ける」状態は、もうありません。

仕組み作りには初期費用がかかりますが、毎月の資料作成費に加えて、意思決定の遅れというコストが続くことを考えると、回収の見通しは立てやすい投資だと考えています。私たちFluxxは、こうした数字の仕組みづくりからご支援しています。今月の報告資料づくりに、何時間かかったでしょうか。まずはその時間の使い道から、見直してみませんか。